为了有效地存取数据，数据必须以某种特定的方式存放，这种特定的方式称为文件结构。VB文件是由记录组成的，记录是由字段组成的，字段是由字符组成的。
　　(1)字符(CharacteR)：是构成文件的最基本单位。字符可以是数字、字母、特殊符号或单一字节。这里所说的“字符”一般为西文字符，一个西文字符用一个字节存放。如果是汉字字符，包括汉字和“全角”字符，则通常用两个字节存放。也就是说，一个汉字字符相当于两个西文字符。一般把用一个字节存放的西文字符称为“半角”字符，而把汉字和用两个字节存放的字符称为“全角”字符。注意，VB 6．0支持双字节字符，当计算字符串长度时，一个西文字符和一个汉字都作为一个字符计算，但它们所占的内存空间是不一样的。例如，字符串“VB程序设计”的长度为6，而所占的字节数为10。
　　(2)字段(field)：也称域。字段由若干个字符组成，用来表示一项数据。例如邮政编码“100078”就是一个字段，它由6个字符组成。而姓名“刘大平”也是一个字段，它由3个汉字组成。
　　(3)记录(Record)：由一组相关的字段组成。例如在通信录中，每个人的姓名、单位、地址、电话号码、邮政编码等构成一个记录。在VB中，以记录为单位处理数据。
　　(4)文件(File)：文件由记录构成，一个文件含有一个以上的记录。例如在通信录文件中有100个人的信息，每个人的信息是一个记录，100个记录构成一个文件。